PROCEDIMIENTO ANALÍTICO Y PROCEDIMIENTO DE INVENTARIOS PERPETUOS

Procedimiento analítico

El procedimiento analítico o pormenorizado consiste en abrir una cuenta especial en el libro mayor para cada uno de los conceptos que forman el movimiento de la cuenta de mercancías generales.

Por tanto, en este procedimiento se establecen las siguientes cuentas:

Inventarios

Compras

Gastos de compra

Devoluciones sobre compras

Descuentos sobre compras

Ventas

Devoluciones sobre ventas

Descuentos sobre venta

Los conceptos que forman el movimiento de la cuenta de mercancías generales, al pasar a este procedimiento, se convierten en cuentas.

Las cuentas que se abren para cada uno de los conceptos de mercancías se conocen con el nombre de cuentas auxiliares de mercancías, o como cuentas de mercancías, simplemente.

Ventajas del procedimiento analítico. Las principales ventajas del procedimiento analítico o pormenorizado son las siguientes:

1.      En cualquier momento se puede conocer el valor del inventario inicial, el de ventas, el de las compras, el de los gastos de compra, el de las devoluciones y descuentos sobre compras y sobre ventas, debido a que para cada uno de estos conceptos se ha establecido una cuenta especial.

2.      Se facilita la formación del estado de resultados, debido a que se conoce por separado el valor de cada uno de los conceptos con que se forma.

3.      El registro de las operaciones de mercancías es más claro.

Desventajas del procedimiento analítico. Las principales desventajas del procedimiento analítico son las siguientes:

1.      No se puede conocer, en un momento dado, el valor del inventario final de mercancías, puesto que no existe ninguna cuneta que controle las existencias.

2.      No es factible descubrir si ha habido extravíos, robos o errores en el manejo de las mercancías, ya que no es posible determinar con exactitud el valor de las mercancías que debiera haber, porque no hay ninguna cuenta que controle las existencias.

3.      Para conocer el valor del inventario final, es preciso hacer un recuento físico de las existencias, labor que algunas veces obliga a cerrar el negocio, principalmente cuando hay que medir, pesar o contar una gran variedad de artículos.

4.      No se puede conocer rápidamente el costo de lo vendido ni la utilidad o la perdida bruta, mientras no se conozca el valor del inventario final.

Debido a las desventajas anteriores, este procedimiento únicamente se emplea en negocios de escasa capacidad económica.

Ajustes para determinar la utilidad o la perdida bruta

Cuando se lleva el procedimiento analítico o pormenorizado, para conocer la utilidad o perdida bruta, se deben obtener, por medio de cargos y abonos, cada uno de los resultados de la primera parte del estado de resultados, de esta forma:

1.      Para obtener as ventas netas se debe restar de la cuenta de ventas, por medio de un cargo, el valor de las devoluciones y descuentos sobre ventas.

2.      Para obtener las compras totales se debe sumas a la cuenta de compras, por medio de un cargo, el valor de los gastos de compra.

3.      Para obtener las compras netas, se debe restar de la cuenta de compras, por medio de un abono, el valor de las devoluciones y descuentos sobre compras.

4.      Para obtener la suma total de mercancías, se debe sumar a la cuenta de compras, por medio de un cargo, el valor del inventario inicial.

5.      Para obtener el costo de lo vendido se debe restar de la cuenta de compras, por medio de un abono, el valor del inventario final.

6.      Para obtener la utilidad o la perdida bruta se debe restar de la cuenta de ventas por medio de un cargo, el valor del costo de lo vendido, que aparece como saldo en la cuenta y compras.

Procedimiento de inventarios perpetuos

Cuando se lleva el procedimiento global o el analítico, no es posible obtener inmediatamente el costo de lo vendido ni la utilidad o la perdida bruta, ya que para ello es necesario conocer el valor del inventario final de mercancías, el cual no aparece registrado en ninguna cuenta, sino que es preciso, para determinarlo, hacer un recuento físico de las mercancías existentes, labor que obliga a cerrar la empresa para poder llevarla a cabo, sobre todo cuando hay que medir, pesar o contar una gran variedad de artículos.

Otro de los inconvenientes que tienen los procedimientos global y analítico es que no se puede descubrir si ha habido extravíos, robos o errores en el manejo de las mercancías, ya que no es posible determinar con exactitud el valor de las que debiera haber, debido a que o hay ninguna cuenta que controle las existencias.

Como una solución a los inconvenientes anteriores, se ideo el procedimiento de inventarios perpetuos, el cual consiste en registrar las operaciones de mercancías de tal manera que se pueda conocer en cualquier momento el valor del inventario final, del costo de lo vendido y de la utilidad o de la perdida bruta.

Ventajas de este procedimiento. Las principales ventajas que tiene son las siguientes:

a)      Se puede conocer en cualquier momento el valor del inventario final, sin necesidad de practicar inventarios físicos.

b)      No es necesario cerrar la entidad para determinar el inventario final de mercancías, puesto que existe una cuenta que controla las existencias.

c)      Se pueden descubrir los extravíos, robos o errores ocurridos durante el manejo de las mercancías, puesto que se sabe con exactitud el valor de la mercancía que debiera haber.

d)      Se puede conocer, en cualquier momento, el valor del costo de lo vendido.

e)      Se puede conocer, en cualquier momento, el valor de la utilidad o de la perdida bruta.

Debido a las ventajas anteriores, este procedimiento tiene el máximo de aplicación en la actualidad, sobre todo en empresas importantes.

Cuentas que se emplean en el procedimiento de inventarios perpetuos. Las cuantas que se emplean en este procedimiento, para registrar la operación de mercancías son las siguientes:

Almacén

Costo de ventas

Ventas

Almacén. Esta cuenta es del activo circulante; se maneja exclusivamente a precio de costo; su saldo es deudor y expresa, en cualquier momento, la existencia de mercancías, o sea, el inventario final.

Costo de ventas. Es cuenta de mercancías; se maneja a precio de costo; su saldo es deudor y expresa el costo de lo vendido.

Ventas. Es cuenta de mercancías; se maneja a precio de venta; su saldo es acreedor expresa las ventas netas, sin embargo, al terminar el ejercicio, cuando recibe el traspaso del costo de lo vendido, se convierte en cuenta de resultados, pues su saldo expresa la utilidad bruta si es acreedor o la perdida bruta si es deudor.

Bibliografía: Lara, E. y Lara, L. (2014). Primer curso de contabilidad. 26a ed. México: Trillas, pag. 160-175.